Zálohová faktura vs. daňový doklad | Fakturok

Klient vám poslal peníze na základě "zálohové faktury", a vy teď nevíte, jestli je to doklad do účetnictví, jestli z něj odvádíte DPH a co vlastně vystavit potom. Není to malichernost. U plátce DPH totiž záleží na tom, jaký doklad a v jaké chvíli vystavíte.

V tomto průvodci si jasně vysvětlíme, čím se liší zálohová faktura, proforma a daňový doklad, kdy který doklad vystavit a jak celou zakázku správně uzavřít konečnou fakturou. Ukážeme to na konkrétním příkladu v Kč, zvlášť pro neplátce i plátce DPH.

Co je zálohová a proforma faktura

Zálohová i proforma faktura slouží ke stejnému účelu: vyzvat klienta k platbě předtím, než dodáte zboží nebo službu. Rozdíl je jen v částce. Proforma bývá na celou cenu zakázky, zálohová na její část, třeba na 50 procent předem.

Není to účetní ani daňový doklad. Nezapisuje se do daňové evidence ani účetnictví.
Neodvádí se z ní DPH. Je to pouze výzva k úhradě, nikoli podklad pro daň.
Nemá zákonem dané náležitosti daňového dokladu. Je to nezávazný dokument, dokud klient nezaplatí.

Jinými slovy: dokud na zálohovou fakturu nikdo nezaplatí, z účetního pohledu se nic nestalo.

Daňový doklad je oproti tomu závazný doklad se zákonnými náležitostmi podle zákona o DPH. Vzniká až ve chvíli, kdy proběhne plnění nebo dojde platba. Právě tady se cesty plátce a neplátce DPH rozcházejí, a proto je dobré vědět, kdo jste. Pokud si registrací nejste jistí, přečtěte si kdy se musíte registrovat k DPH.

Doklad	Účetní a daňový doklad	Odvádí se DPH	Kdy vzniká
Proforma faktura	Ne	Ne	Výzva k platbě na celou částku
Zálohová faktura	Ne	Ne	Výzva k platbě na část ceny
Daňový doklad k přijaté platbě	Ano	Ano (jen plátce)	Do 15 dnů od přijetí zálohy
Konečná (vyúčtovací) faktura	Ano	Ano (jen plátce)	Po dodání, odečte zaplacenou zálohu

Plátce DPH: pozor na lhůtu 15 dnů

Jste plátce DPH a klient uhradil zálohovou fakturu? Pak vám podle paragrafu 28 zákona o DPH vzniká povinnost vystavit daňový doklad k přijaté platbě, a to do 15 dnů ode dne, kdy jste platbu přijali.

Daň z přidané hodnoty odvedete už z přijaté zálohy, v období, kdy platba přišla.
Nejčastější chyba je vystavit doklad až s konečnou fakturou. Daňový doklad k přijaté platbě přitom patří už k záloze.
Stejná lhůta 15 dnů platí i pro běžnou fakturu, počítá se ode dne uskutečnění zdanitelného plnění.

Jste naopak neplátce DPH? Pak to máte jednodušší. Daňový doklad k přijaté platbě vystavovat nemusíte, žádnou DPH neřešíte. Na přijatou zálohu můžete vystavit běžnou fakturu s poznámkou "Nejsem plátce DPH" a po dodání zakázku uzavřete konečnou fakturou.

Konečná faktura na příkladu

Dohodli jste se s klientem na zakázce za 30 000 Kč a vystavili zálohovou fakturu na polovinu. Postup je pak stejný pro plátce i neplátce, liší se jen v tom, zda řešíte DPH:

Vystavíte zálohovou fakturu na 15 000 Kč a klient ji uhradí.
Po dodání práce vystavíte konečnou fakturu na celou cenu 30 000 Kč.
Na konečné faktuře odečtete již zaplacenou zálohu 15 000 Kč, takže k doplacení zbývá 15 000 Kč.

Klient tak nikdy nezaplatí dvakrát a vy máte v evidenci čistý přehled: co bylo zálohou, co konečnou fakturou a kolik ještě dluží.

Zapamatujte si jedno pravidlo. Zálohová a proforma faktura jsou jen výzvy k platbě, do účetnictví ani k dani nepatří. Skutečným dokladem je až daňový doklad k přijaté platbě u plátce, nebo konečná faktura po dodání. Když toto pořadí dodržíte, vyhnete se chybám v DPH i zmatku v číslech. Přehled o tom, co musí každá faktura obsahovat, najdete v článku o náležitostech faktury.

Zálohy i konečné faktury bez zmatků

Ve Fakturok vystavíte zálohovou fakturu a jedním kliknutím z ní uděláte konečnou fakturu s automaticky odečtenou zálohou. Pořadí dokladů i číselné řady hlídá aplikace za vás, takže se nespletete ani ve lhůtách.